Kennismanagement - Blog van Steven Warmoes

Nieuwe functies op deze blog!

Regelmatige bezoekers zien ogenblikkelijk dat deze blog is veranderd:

• In de linkerkolom zie je nu mijn recentste Twitter berichten. Je ziet er waar ik mee bezig ben, of een "one-liner" over KM...
• Rechtsboven zie je de mogelijkheid om te zoeken binnen deze blog
• De categorieën van deze blog zie je nu in een menubalk bovenaan links.
  Bovenaan rechts staan er links naar mijn boek, en naar mijn website met nieuws over KM-vormingen en de KM-diensten dik verleen.

Dit alles vereiste een lay-out in 3 kolommen, en daarom moest ik van thema veranderen. Ik heb het nieuwe thema sober gehouden.

Reacties welom!

Organisatorische maturiteit van collaboration.

De productiviteit van kenniswerkers is een belangrijk aandachtspunt in Kennisbeheer. Het goed gebruik van technologieën voor collaboration is dus essentieel. Denken we maar aan technologieën voor virtuele bureaus met on line meetings.

In de praktijk stel ik vast dat het goed gebruik in 4 stappen verloopt.

1. Communicatie.
2. Coöperatie
3. Coördinatie
4. Collaboratie

1) Communicatie is de toestand op de meeste plaatsen vandaag. Men telefoneert en stuurt e-mails. De nadelen zijn duidelijk: elk moet een eigen klassement maken (en wie doet dat goed en volledig?) met verlies van tijd en een enorme explosie van de mailboxen, opzoeken is niet makkelijk, nieuwe medewerkers hebben niets, interessante documentatie is niet gedeeld…

2) Bij coöperatie hebben afdelingen al wel min of meer een gezamenlijk klassement of zelfs een virtuele bureau. Specifieke mensen extern aan de afdeling waarmee men samenwerkt krijgen er wel leestoegang tot, maar het is niet voor hen gemaakt. Er is dus geen rekening gehouden met de voorkennis van de externe, de externe moet er zelf zijn weg in zoeken, en is er ook mentaal overbelast met informatie die niet pertinent is voor de externe. Bij coöperatie werkt dus wel open, maar gewoon naast elkaar.

3) Bij coördinatie houdt men wel rekening met de behoeftes van externen bij het inrichten van de eigen virtuele bureaus . In het beste geval is er zelfs een kenniswinkel.

4) Bij volledige collaboration gaan alle betrokkenen hun gezamenlijke activiteiten en kennis onderbrengen in een gezamenlijke virtuele bureau die men samen organiseert en uitbaat.

Onnodig te zeggen dat dit een duurzaam vertrouwen tussen de partners veronderstelt.

(Met dank aan Dirk Cornette van SuperCop voor de inspiratie)

Kennisbeheer voor 1 Euro?

In deze tijden van crisissen  verlegt de aandacht zich wel eens naar low budget oplossingen.

Misschien ken je het Amerikaans gezegde: “if you only have 1 dollar to spend on Knowledge Management, spend it on connecting 2 people!”  Dit gezegde geeft heel goed de filosofie van Kennismanagement weer: de basis van Kennisbeheer is het bevorderen van netwerken waar mensen kennis uitwisselen. (Zie ook de bijdrage Spontane Kennisnetwerken.)

Ik zocht ook naar een variant voor 1 Euro, en dan liefst een voor expliciete kennis. Here it comes:

“Als je maar 1 Euro hebt voor kennisbeheer, koop dan een prullenmand”. Inderdaad, hoe minder documenten je hebt, hoe minder klasseerinspanningen je moet doen, hoe gemakkelijker je documenten opzoekt enzovoort. Een actie waarbij je van alles weg gooit, kan je nog interessante oude documenten doen herontdekken. Meer nog, als er te veel documenten zijn, dan wordt er minder verkennend geneusd in de documentatie.

Een variante is de oefening van 10 Euro. Als men al je documentatie zou afpakken, maar je mag nog 10 documenten met vakkennis bewaren, welke zouden dat zijn?

Nog een variant: stel dat je in een afdeling met 10 mensen werkt, en elk kiest zijn top 10, dan heb je een top 100 van je afdeling. Om die in de etalage te zetten heb je geen ingewikkeld en duur document management systeem nodig.

Zoals Goethe het al eeuwen geleden schreef: in de beperking toont zich de meester.

Kennismanagement in een Microsoftomgeving.

Hierover geeft uw dienaar een seminarie op 19 mei voor I.T.Works.

Korte inhoud:

• KM Principes, voorbeelden en bouwstenen
• SharePoint, Office, OneNote - specifieke zaken: wat, waar en vooral how-to
• KM Governance, maturiteit, organisatie, kosten en baten

De organen van een kennismanager.

Vaak kom ik de vraag tegen: ik ben pas benoemd als Kennismanager. Hoe begin ik er aan?
Hoewel een specifieke roadmap sterk afhangt van de concrete situatie (denk maar aan mogelijke quick wins), is een steeds terugkerend element het opzetten van organen.

Ik denk aan:

1. Een netwerk of Community of Practice over Kennisbeheer
2. Een interfacegroep Kennismanagement

1) In elke organisatie zitten er mensen met enthousiasme voor KM, of die ervaring hebben met deelaspecten van KM, zoals sociale software, vorming, peterschap… Deze  mensen zijn enerzijds een kennisbron, en anderzijds zijn ze goede ambassadeurs voor  Kennismanagement. Het is dan ook logisch om ze te verbinden in een netwerk of Community of Practice (CoP)over Kennisbeheer. Ook de early adopters van KM kunnen er lid van zijn.

2) Kennismanagement is een multidiscipline die een brug slaat tussen verschillende disciplines zoals ICT en HR. Om een goede brug te zijn is het belangrijk dat de oevers ook stabiel zijn. Met andere woorden, dat die andere stafdiensten ook de nodige kennisdiensten toeleveren. Als kennismanager sta je immers voor veel Make of Buy beslissingen. Ik geef hier enkele typische.

• Interne Communicatie (IC). Beheert IC het Intranet en ha je met hen akkoorden afsluiten dat er de nodige functionaliteit is voor KM? Of beheert KM het Intranet, en zorg je dat IC de functionaliteiten heeft die voor hen belangrijk zijn? En wie beheert dan de relaties met ICT?
• Organisational Development (OD). Netwerken en Communities zijn een belangrijke organisatievorm. Ontwikkelt OD die, of doet KM dat?
• Vorming en Opleiding. Wie organiseert wat? Geeft V&O als pedagogische specialist de (basis)opleidingen met kennisinput van de CoP’s? Geven de CoP’s (geavanceerde) vorming met pedagogische bijstand van V&O?
• Proces- en kwaliteitsmanagement houden zich o.a. bezig met het vastleggen van de kennis hoe processen in elkaar zitten. Is daar ook vastgelegd wie verantwoordelijk is voor de kennis in de processen? En zijn daar ook processen voor, bv. om praktisch bruikbare documentatie aan te maken, en ter beschikking te stellen? En zijn er processen voor de goverance van het Intranet?
• Competentiemanagement houdt zich bezig met het individu: competentieprofielen, vormingsplannen, coachingplannen, carrièreplannen…, recruterinsplannen… Hoe meer je expert wordt, hoe meer je leert door deelname aan Communityactiviteiten die dan weer de kennis aanleveren voor de vormingen van juniors. Het collectieve en het individuele sluiten dus op elkaar aan. Hoe sluiten die op elkaar aan?
• Human Resources. Houden die zich bezig met de bevordering van een lerende cultuur? En met de impact van de systemen voor verloning, promotie… op kennisdeling en ontwikkeling?
• Strategic planning. Wordt daar de vraag gesteld naar strategische kennisdomeinen? Wordt er op de passende wijze in geïnvesteerd? Is er in de managementplannen voldoende aandacht voor de kennisaspecten?
• Beheerscontrole.  Zijn er ook performantieindicatoren voor Kennis en Leren, bv. via een balanced scorecard? Wie ontwerpt die meters? Is er een inventaris van het Intellectueel Kapitaal?

In de ene organisatie zie je dat Kennismanagement een brede invulling heeft en zich met al deze aspecten bezig houdt. In kleine organisaties bestaan sommige van deze stafdiensten niet, en kan KM niet anders dan die taken op zich nemen. In andere organisaties zorgt KM er vooral voor dat de andere stafdiensten de kennisaspecten voldoende integreren.

Maar in alle gevallen moet de kennismanager duidelijke afspraken maken met de collega’s van de andere stafdiensten. Deze groep kan je een KM-interfacegroep heten. Als al deze managementondersteunende stafdiensten onder 1 directie vallen is de coördinatie natuurlijk makkelijker. (Zie ook: Waar hoort Kennismanagement?)

Knowledge Café

Hoe combineer je het snelst de kennis en inzichten van een groep, zoals een team of een Community?

David Gurteen, een Britse opinieleider in Kennismanagement heeft er een goede praktijk voor ontwikkeld: the Knowledge Café.

Een van de uitgangspunten is de vaststelling dat na een presentatie de meest interessante gesprekken in het café plaats vinden, en niet in de openbare Q&A sessie direct na de voordracht. Het zijn dialogen waar ervaringen en ideeën uitgewisseld worden en waar we verrijkt uitkomen. Een Knowledge Café is een formule die deze lerende dialogen wil stimuleren, wel... buiten een café.

Eind december was David te gast in SuperCop, en konden we de formule aan den lijve ondervinden.

De basis van een Knowledge Café is eenvoudig:

• Iemand geeft een korte introductie in een vraagstelling, zoals
  "Wat zijn in uw organisatie barrières voor kennisdeling?", of
  "Wat is de toekomst voor sociale media voor het werk?"
• Mensen zitten in groepjes van 4 en wisselen ervaringen en meningen uit.

• Na bvb. een kwartier wissel je van tafel en doe je het zelfde met anderen.
  Na weer een kwartier wissel je opnieuw enz...

• Op het einde hoeft er geen rapportering. Er is immers al door het proces een tacite shared vision ontstaan. Maar mensen kunnen hun eigen conclusie bvb. in hun blog zetten

De ervaring leert dat dit inderdaad een efficiënte manier is om een problematiek te verdiepen. Niettemin zijn we daarna toch nog een pint gaan pakken in een echte café -:) . Maar misschien was er zonder de voorafgaan de Knowledge Café niet zoveel volk mee geweest!

Meer weten?

• Het interview van David Gurteen Minder slides, meer gesprekken door Karolien Selhorst
• Knowledge Café op de site van David Gurteen
• Knowledge Café op Wikipedia.