Een belangrijk deel van mijn opdrachten gaan over het organiseren van kennisbanken en collaboratieve systemen. Een van de essentiële onderscheiden is dat tussen 'registratie' en 'documentatie'. Het is een onderscheid dat ik in de jaren negentig geleerd heb uit de kwaliteitswereld.
We kunnen het onderscheid langs verschillende wegen aanbrengen. Laat ik de volgende weg nemen. Vaak hoor je de vraag: "zouden we geen Google in ons bedrijf kunnen installeren? Gewoon enkele woorden intikken, en hup je document komt er uit?". Je kan dit eenvoudig experimenteren met de zoekfunctie op je PC, typisch via de Microsoft Zoekfunctie of Google Desktop. Als ik bij mij de term "Knowledge Manangement" intik kom ik aan 6141 items, waarvan 4102 e-mails, 1411 documenten, en 623 overige (berichten van blogs die ik volg, afspraken, contactgegevens…). De meeste van die documenten zijn registraties, momentopnames in een concreet werk, zoals verschillende versies van een document, e-mails met gedachtewisselingen enz. Deze registraties vormen het geheugen van de activiteiten binnen een bepaalde werkcontext. Sommige registraties zijn juridisch belangrijk omdat ze bewijskracht hebben. Met andere woorden, registraties bevatten veel over Wie, Wat, Waar en Wanneer.
Documentatie daarentegen zijn zaken van een blijvende waarde die in meerdere contexten geraadpleegd kunnen worden, maar doorgaans door t raadplegen niet gewijzigd worden. Denk bvb. aan procedures, handleidingen, vormingsteksten, visieteksten enz. Documentatie bevat meer Hoe en Waarom. Het zijn dergelijke documenten die doorgaans een kennisbank vormen. Registraties steken we eerder in de categorie "data en informatie". In mijn kennisbank zitten er slechts 275 documenten, maar ze bevatten stuk voor stuk interessante kennis. Het is dus essentieel bij het zoeken een onderscheid te kunnen maken tussen registraties en documentatie.
De metadata zijn doorgaans ook verschillend. Bij registraties is de historische authenticiteit belangrijk: wat is de juiste versie, wie precies heeft goedgekeurd en wanneer? Documentatie heeft doorgaans metadata die meer het kennisdomein omschrijven. De categorieën van deze blog zijn daar een typisch voorbeeld van. In documentatie is het belangrijker dat de voorbeelden een hoog leereffect hebben, dan dat ze historisch precies zijn. Meer nog, echt gebeurde voorbeelden bevatten vaak confidentiële gegevens, en zijn daarom slechts door een beperkt aantal mensen consulteerbaar. Wanneer men van een registratie een schoolvoorbeeld maakt dat liefst door zoveel mogelijk mensen raadpleegbaar is, dan worden de persoonsgegevens onherkenbaar gemaakt. Meer nog, hoe meer het om een leerrijke maar negatieve ervaring gaat, hoe meer men het verhaal gaat veranderen om diegene die een fout gemaakt hebben niet eeuwig te achtervolgen met het leerrijk document uit de kennisbank. Een extreem voorbeeld hiervan zijn de fabels van Lafontaine. Aan de oppervlakte zijn het leerrijke verhalen die uiteraard niet echt kunnen gebeurd zijn want de hoofdrolspelers zijn dieren, maar de "moraal van het verhaal" is niet minder leeriijk! Je merkt trouwens vaak in regimes zonder vrije meningsuiting een plotse opbloei van het litterair genre der fabels…
Laatste reacties