De organen van een kennismanager.

Vaak kom ik de vraag tegen: ik ben pas benoemd als Kennismanager. Hoe begin ik er aan?
Hoewel een specifieke roadmap sterk afhangt van de concrete situatie (denk maar aan mogelijke quick wins), is een steeds terugkerend element het opzetten van organen.

Ik denk aan:

1. Een netwerk of Community of Practice over Kennisbeheer
2. Een interfacegroep Kennismanagement

1) In elke organisatie zitten er mensen met enthousiasme voor KM, of die ervaring hebben met deelaspecten van KM, zoals sociale software, vorming, peterschap… Deze  mensen zijn enerzijds een kennisbron, en anderzijds zijn ze goede ambassadeurs voor  Kennismanagement. Het is dan ook logisch om ze te verbinden in een netwerk of Community of Practice (CoP)over Kennisbeheer. Ook de early adopters van KM kunnen er lid van zijn.

2) Kennismanagement is een multidiscipline die een brug slaat tussen verschillende disciplines zoals ICT en HR. Om een goede brug te zijn is het belangrijk dat de oevers ook stabiel zijn. Met andere woorden, dat die andere stafdiensten ook de nodige kennisdiensten toeleveren. Als kennismanager sta je immers voor veel Make of Buy beslissingen. Ik geef hier enkele typische.

• Interne Communicatie (IC). Beheert IC het Intranet en ha je met hen akkoorden afsluiten dat er de nodige functionaliteit is voor KM? Of beheert KM het Intranet, en zorg je dat IC de functionaliteiten heeft die voor hen belangrijk zijn? En wie beheert dan de relaties met ICT?
• Organisational Development (OD). Netwerken en Communities zijn een belangrijke organisatievorm. Ontwikkelt OD die, of doet KM dat?
• Vorming en Opleiding. Wie organiseert wat? Geeft V&O als pedagogische specialist de (basis)opleidingen met kennisinput van de CoP’s? Geven de CoP’s (geavanceerde) vorming met pedagogische bijstand van V&O?
• Proces- en kwaliteitsmanagement houden zich o.a. bezig met het vastleggen van de kennis hoe processen in elkaar zitten. Is daar ook vastgelegd wie verantwoordelijk is voor de kennis in de processen? En zijn daar ook processen voor, bv. om praktisch bruikbare documentatie aan te maken, en ter beschikking te stellen? En zijn er processen voor de goverance van het Intranet?
• Competentiemanagement houdt zich bezig met het individu: competentieprofielen, vormingsplannen, coachingplannen, carrièreplannen…, recruterinsplannen… Hoe meer je expert wordt, hoe meer je leert door deelname aan Communityactiviteiten die dan weer de kennis aanleveren voor de vormingen van juniors. Het collectieve en het individuele sluiten dus op elkaar aan. Hoe sluiten die op elkaar aan?
• Human Resources. Houden die zich bezig met de bevordering van een lerende cultuur? En met de impact van de systemen voor verloning, promotie… op kennisdeling en ontwikkeling?
• Strategic planning. Wordt daar de vraag gesteld naar strategische kennisdomeinen? Wordt er op de passende wijze in geïnvesteerd? Is er in de managementplannen voldoende aandacht voor de kennisaspecten?
• Beheerscontrole.  Zijn er ook performantieindicatoren voor Kennis en Leren, bv. via een balanced scorecard? Wie ontwerpt die meters? Is er een inventaris van het Intellectueel Kapitaal?

In de ene organisatie zie je dat Kennismanagement een brede invulling heeft en zich met al deze aspecten bezig houdt. In kleine organisaties bestaan sommige van deze stafdiensten niet, en kan KM niet anders dan die taken op zich nemen. In andere organisaties zorgt KM er vooral voor dat de andere stafdiensten de kennisaspecten voldoende integreren.

Maar in alle gevallen moet de kennismanager duidelijke afspraken maken met de collega’s van de andere stafdiensten. Deze groep kan je een KM-interfacegroep heten. Als al deze managementondersteunende stafdiensten onder 1 directie vallen is de coördinatie natuurlijk makkelijker. (Zie ook: Waar hoort Kennismanagement?)