De productiviteit van kenniswerkers is een belangrijk aandachtspunt in Kennisbeheer. Het goed gebruik van technologieën voor collaboration is dus essentieel. Denken we maar aan technologieën voor virtuele bureaus met on line meetings.
In de praktijk stel ik vast dat het goed gebruik in 4 stappen verloopt.
- Communicatie.
- Coöperatie
- Coördinatie
- Collaboratie
1) Communicatie is de toestand op de meeste plaatsen vandaag. Men telefoneert en stuurt e-mails. De nadelen zijn duidelijk: elk moet een eigen klassement maken (en wie doet dat goed en volledig?) met verlies van tijd en een enorme explosie van de mailboxen, opzoeken is niet makkelijk, nieuwe medewerkers hebben niets, interessante documentatie is niet gedeeld…
2) Bij coöperatie hebben afdelingen al wel min of meer een gezamenlijk klassement of zelfs een virtuele bureau. Specifieke mensen extern aan de afdeling waarmee men samenwerkt krijgen er wel leestoegang tot, maar het is niet voor hen gemaakt. Er is dus geen rekening gehouden met de voorkennis van de externe, de externe moet er zelf zijn weg in zoeken, en is er ook mentaal overbelast met informatie die niet pertinent is voor de externe. Bij coöperatie werkt dus wel open, maar gewoon naast elkaar.
3) Bij coördinatie houdt men wel rekening met de behoeftes van externen bij het inrichten van de eigen virtuele bureaus . In het beste geval is er zelfs een kenniswinkel.
4) Bij volledige collaboration gaan alle betrokkenen hun gezamenlijke activiteiten en kennis onderbrengen in een gezamenlijke virtuele bureau die men samen organiseert en uitbaat.
Onnodig te zeggen dat dit een duurzaam vertrouwen tussen de partners veronderstelt.
(Met dank aan Dirk Cornette van SuperCop voor de inspiratie)
Laatste reacties