Kennismanagement - Blog van Steven Warmoes

Kennismanagement als duurzaam en essentieel weefsel voor een wendbare organisatie.

Uw wendbare organisatie heeft voortdurend nood aan kennis en inzichten. U moet die kennis dus voortdurend opsporen en snel overdragen om onmiddellijk in te spelen op nieuwe omstandigheden. Leer hoe u kennis succesvol beheert in uw bedrijf. Zodat u het collectieve verstand van uw onderneming altijd maximaal inzet bij elke nieuwe uitdaging.

Met bovenstaande inhoud brengt uw dienaar een bijdrage aan het congres De Wendbare Organisatie van Kluwer, en dit op 2 december.

Je vindt er keuzetracks op maat van HRM, marketing, sales, IT, operations en algemeen management.

 

Wat biedt SharePoint 2010 voor Kennismanagement?

Hoewel deze blog gericht is op inzicht en niet op nieuws, wil ik voor een keer toch graag een uitzondering maken. Gisteren is immers de nieuwe SharePoint 2010 voorgesteld, en er zijn immers veel KM projecten ondersteund door SharePoint. Ik wil ook met dit bericht een “after seminar service” leveren aan de deelnemers van het seminarie bij IT Works over Kennismanagement in een Microsoft omgeving. Ik ga het dus enkel hebben over veranderingen die voor KM pertinent zijn. Dit is gebaseerd op mijn persoonlijke nota’s tijdens webcast van de Keynotespeeches gisteren op de SharePoint 2009 conferentie. Vergeef me dus mocht iets niet heel precies of volledig zijn.

• Gebruikers zullen documenten kunnen raten (zeg maar sterren geven), en zelf gekozen tags (sleutelwoorden) toekennen. Zo ontstaan zogenaamde folksonomies. Ook persoonlijke favorieten kunnen gedeeld worden. Op die manier kan je makkelijk zoeken op basis van wat anderen interessant vinden. Je vindt dan zowel documenten, items als mensen.
• Naast zelf gekozen tags, zal het ook mogelijk zijn te taggen op basis van een centrale officiële organisatiewijde taxonomie.
• Wiki’s zijn verbeterd, met o.a. hiërarchieën in de pagina’s.
• Sites zullen meertalig zijn, m.a.w. door op een knop te klikken zie je de site in een andere taal. Heel nuttig in ons meertalig landje.
• Wie met zijn laptop offline is zal veel documenten en lijsten kunnen raadplegen en bewerken via SharePoint Workspaces (het vervolgprogramma van Groove)
• Er komt een media web part, typisch voor streaming video. Dit moet het makkelijk en normaal maken om multimediacontent aan te bieden, zoals opleidingsvideo’s.
• Bijeen horende documenten kunnen samen behandeld worden in 1 document set.
• Bij de search zal je ook een preview zien van de documenten. Ik dacht zelf dat je de specifieke slides zou zien in een PowerPoint.
• Er komt een preview van de documenten zonder dat je de Officeapplicaties moet open doen. Via “light” webversies van Office kunnen eenvoudige aanpassingen gebeuren zonder een PC met de Officetoepassingen.
• Teksten op pagina’s worden veel eenvoudiger om te bewerken. Een beetje zoals je slides maakt in PowerPoint, en met een snuifje wiki om snel linken te leggen en nieuwe pagina’s te maken.
• De metadata zouden toelaten om in Office, dus op je PC op verschillende manieren naar je data te kijken.

SharePoint 2010 met de bijhorende Office 2010 zal in de eerste helft van 2010 beschikbaar zijn.

Blogs binnen organisaties?

Blogs zijn een bekend en blijvend fenomeen op het Internet. Ze zijn een onderdeel van wat men Web 2.0 noemt, waarbij gebruikers zelf inhoud toevoegen, en sociale interactie centraal staat. Vaak hoor en lees je de vraag: gaan blogs ook doorbreken in onze bedrijven en organisaties?

Onlangs had ik een interessant voorval in een project, waar we sites maken voor Communities of Practice (via SharePoint). Op een bepaald ogenblik doe ik het voorstel om in die site een blog te integreren. De eerste reactie was afwijzend. Waarom? Omdat de perceptie leefde dat blogs iets persoonlijk waren (zoals reisverhalen), dat je je toch niet bloot geeft, dat het toch niet te doen is om dat dagelijks bij te houden… Dit voorval toont voor mij aan dat concepten over blogs op het Internet niet zomaar intern over te nemen zijn, en dat een goed denkkader rond blogs in organisaties zeker nog niet tot de “common knowledge” behoort.

Laten we eerst eens kijken wat een blog fundamenteel is. Een blog is in eerste instantie een (web)logboek, m.a.w. een verzameling van chronologische geordende berichten. Dus kan je je de vraag stellen: waar kom je die tegen? Vaak is het interessant om gewoon je mailbox te analyseren om reeds voorbeelden tegen te komen.

• Nieuws van een afdeling
  bv.. een juridische dienst meldt dat er een nieuwe wet op komst is en wat mogelijke implicaties zijn
• Vorderingen in een project(je)
  bv.. een teamlid heeft een interessant contact gehad, besluiten van een teamvergadering, melden dat een bepaald onderdeel af is, een ideetje lanceren…Er is het onderscheid tussen nieuws voor stakeholders buiten het team, en interne leden in het team, wat aanleiding kan geven tot 2 verschillende blogs.
  Dergelijke blogs zijn zeer handig om op bepaalde momenten in de groep te kijken wat er geleerd is, de zgn. after action reviews. Dit leren is natuurlijk cruciaal in kennismanagement.
• Een logboek van activiteiten
  bv. technici beschrijven fouten en uitgevoerde metingen en acties
• Inzichten en geleerde lessen
  bv. zoals deze blog, maar dan intern, of een technische dienst die interessante problemen en oplossingen meldt.
• Extern nieuws opvolgen
  bv. nieuws over een concurrent die je opvolgt, of een vakdomein dat je opvolgt, zoals mijn gedeelde items over kennismanagement

Er zijn dus mogelijkheden genoeg! En in de meeste gevallen is het ook interessant dat mensen kunnen reacties schrijven op het blogbericht!

Maar er is toch een heel specifieke goede praktijk bij interne blogs: ze gaan uit van een groep! Het zijn verschillende teamleden die iets in het project melden, of iets wat ze gelezen of opgevangen hebben over een concurrent… Wil dit zeggen dat er nooit interne blogs van individuele personen kunnen zijn? Dit kan wanneer iemand een nieuw idee wil lanceren en nog alleen staat. Maar als die andere personen kan inspireren ontstaat er een netwerk, en dan kunnen verschillende leden in een netwerk gaan publiceren. M.a.w. als een blog niet evolueert tot een groepsblog, dan stel je de vraag of de ideeën wel aanslaan.

En verder ben je niet verplicht om wat je met blogtechnologie maakt ook een blog te noemen. “Nieuws” is vaak een direct aansprekende titel.

Als je het zo bekijkt kan omzeggens elke afdeling, team, community… een blog maken. En via de RSS lezer kan elke medewerker zijn persoonlijke krant maken. E-mails dienen dan hoogstens nog om specifieke mensen dringend te wijzen op een specifiek bericht. Deze mail bevat dan een hyperlink naar dit bericht.

Kennismanagement in een Microsoft omgeving

Hierover geeft uw dienaar een seminarie op 15 oktober 2009 voor I.T.Works.

Korte inhoud:

• KM Principes, voorbeelden en bouwstenen
• SharePoint, Office, OneNote - specifieke zaken: wat, waar en vooral how-to
• KM Governance, maturiteit, organisatie, kosten en baten

Klik hier voor meer details en inschrijving.
Zie ook De opmars van SharePoint.

Kan je alleen alle blogs opvolgen?

Het is onmiskenbaar dat er over veel interessante onderwerpen blogs zijn. Via de RSS lezer maak je een persoonlijke krant met de berichten uit je geselecteerde blogs. Google Reader is vandaag het referentievoorbeeld van een RSS.

Maar vandaag zijn de meesten onder ons geconfronteerd met de vaststelling dat er te veel sites zijn om op te volgen. Ligt het dan niet voor de hand om af te spreken in ons team, ons netwerk, onze community… om het opvolgen te delen? Maar hoe volgen we dan vlot op wat de andere heeft opgevolgd?

In Google Reader is dat heel eenvoudig: je markeert een item met “Delen”, en dan is het zichtbaar in een speciale “Gedeelde pagina”.

Mijn pagina met gedeelde items over Knowledge Management is toegankelijk via de link rechts bovenaan deze blog. Je ziet ook de meest recente items in de kolom links onderaan. Het goede praktische nieuws is dat je je ook op deze pagina’s kan abonneren via RSS (hier Atom feed genoemd). Zo volg je dus ook die gedeelde items op via je RSS lezer.

Als je dus goed georganiseerd bent, dan zal je dus een aantal thema’s hebben die je niet rechtstreeks opvolgt, maar via de intelligente “social filter” van een expert in wie je het volste vertrouwen hebt. Ikzelf volg bv.. Web 2.0 en Social Media op via de gedeelde items van Jo Caudron.

Maar zoals steeds ligt de uitdaging in de organisatie van je netwerk…

Mag je een document maar 1 keer opslaan?

Het is een sterke overtuiging in de wereld van informatie- en kennisbeheer dat je een document maar 1 keer mag opslaan. Je herkent dan een goed georganiseerd systeem aan het ontbreken van dubbels.

Ik ga dit geloofspunt niet in vraag stellen, maar ik stel vast dat het in de praktijk vaak verkeerd begrepen wordt.

Laat ik een praktisch voorbeeld geven. In een aankoopafdeling is er een goed georganiseerd klassement van de contracten. Er is versiebeheer, er is een kolom met de datum van ondertekening, wie het ondertekend heeft enz… Er is dus geen twijfel over de juiste contractuele stand van zaken, en een auditor zal snel zijn controles kunnen doen.

Maar naast deze werkcontext is er ook een leercontext. In ons zelfde zeer goed georganiseerd bedrijf is er een Community of Practice van alle mensen die met contracten bezig zijn. Zij hebben ook een kennisbank met schoolvoorbeelden van contracten waarop men zich kan inspireren bij het (leren)opstellen van contracten. De schoolvoorbeelden zijn gedeeltelijk afkomstig uit de reële praktijk, om precies te zijn uit het vermelde operationeel klassement.

Toch maakt die afdeling een kopie van documenten uit dat operationeel klassement. Immers, ze willen de vrijheid hebben om een schoolvoorbeeld om pedagogische redenen te bewerken. En dat kunnen ze uiteraard niet doen op de documenten uit het operationeel klassement want die moeten de historische waarheid weergeven.

Zolang ze een tekst als schoolvoorbeeld nog niet bewerkt hebben zou je kunnen argumenteren dat het document 2 keer in het systeem zit, en dat dit niet mag. Inderdaad de tekst is (voorlopig) de zelfde, maar de con-tekst is anders: operationeel historisch versus leren. Die con-tekst uit zich in bijkomende gegevens, zoals de metadata, de plaatsing, het eigendom en de toegangsrechten (sommige contracten zijn confidentieel), …

De precieze formulering van de regel is dan:

tekst + context
moeten uniek zijn

De etymologie zegt het duidelijk: con-tekst is wat bij de tekst hoort .

De uitdaging is dan weer organisatorisch: duidelijke contexten creëren met duidelijke verantwoordelijkheden.

 

Zie ook:

• Registraties en Documentatie: 2 kernbegrippen

• De Kennisstad: enterprise 2.0 governance

Organisatorische maturiteit van collaboration.

De productiviteit van kenniswerkers is een belangrijk aandachtspunt in Kennisbeheer. Het goed gebruik van technologieën voor collaboration is dus essentieel. Denken we maar aan technologieën voor virtuele bureaus met on line meetings.

In de praktijk stel ik vast dat het goed gebruik in 4 stappen verloopt.

1. Communicatie.
2. Coöperatie
3. Coördinatie
4. Collaboratie

1) Communicatie is de toestand op de meeste plaatsen vandaag. Men telefoneert en stuurt e-mails. De nadelen zijn duidelijk: elk moet een eigen klassement maken (en wie doet dat goed en volledig?) met verlies van tijd en een enorme explosie van de mailboxen, opzoeken is niet makkelijk, nieuwe medewerkers hebben niets, interessante documentatie is niet gedeeld…

2) Bij coöperatie hebben afdelingen al wel min of meer een gezamenlijk klassement of zelfs een virtuele bureau. Specifieke mensen extern aan de afdeling waarmee men samenwerkt krijgen er wel leestoegang tot, maar het is niet voor hen gemaakt. Er is dus geen rekening gehouden met de voorkennis van de externe, de externe moet er zelf zijn weg in zoeken, en is er ook mentaal overbelast met informatie die niet pertinent is voor de externe. Bij coöperatie werkt dus wel open, maar gewoon naast elkaar.

3) Bij coördinatie houdt men wel rekening met de behoeftes van externen bij het inrichten van de eigen virtuele bureaus . In het beste geval is er zelfs een kenniswinkel.

4) Bij volledige collaboration gaan alle betrokkenen hun gezamenlijke activiteiten en kennis onderbrengen in een gezamenlijke virtuele bureau die men samen organiseert en uitbaat.

Onnodig te zeggen dat dit een duurzaam vertrouwen tussen de partners veronderstelt.

(Met dank aan Dirk Cornette van SuperCop voor de inspiratie)

Kennisbeheer voor 1 Euro?

In deze tijden van crisissen  verlegt de aandacht zich wel eens naar low budget oplossingen.

Misschien ken je het Amerikaans gezegde: “if you only have 1 dollar to spend on Knowledge Management, spend it on connecting 2 people!”  Dit gezegde geeft heel goed de filosofie van Kennismanagement weer: de basis van Kennisbeheer is het bevorderen van netwerken waar mensen kennis uitwisselen. (Zie ook de bijdrage Spontane Kennisnetwerken.)

Ik zocht ook naar een variant voor 1 Euro, en dan liefst een voor expliciete kennis. Here it comes:

“Als je maar 1 Euro hebt voor kennisbeheer, koop dan een prullenmand”. Inderdaad, hoe minder documenten je hebt, hoe minder klasseerinspanningen je moet doen, hoe gemakkelijker je documenten opzoekt enzovoort. Een actie waarbij je van alles weg gooit, kan je nog interessante oude documenten doen herontdekken. Meer nog, als er te veel documenten zijn, dan wordt er minder verkennend geneusd in de documentatie.

Een variante is de oefening van 10 Euro. Als men al je documentatie zou afpakken, maar je mag nog 10 documenten met vakkennis bewaren, welke zouden dat zijn?

Nog een variant: stel dat je in een afdeling met 10 mensen werkt, en elk kiest zijn top 10, dan heb je een top 100 van je afdeling. Om die in de etalage te zetten heb je geen ingewikkeld en duur document management systeem nodig.

Zoals Goethe het al eeuwen geleden schreef: in de beperking toont zich de meester.

Kennismanagement in een Microsoftomgeving.

Hierover geeft uw dienaar een seminarie op 19 mei voor I.T.Works.

Korte inhoud:

• KM Principes, voorbeelden en bouwstenen
• SharePoint, Office, OneNote - specifieke zaken: wat, waar en vooral how-to
• KM Governance, maturiteit, organisatie, kosten en baten

De opmars van Sharepoint!

Als ik overloop welke ICT projecten ik de laatste jaren gecoacht heb, dan valt het op dat MS Sharepoint daar een heel groot deel van in neemt.

Daar zijn meerdere redenen voor, en ik geef er hier enkele:

• Je kan out of the box heel gemakkelijk teamworkspaces, zeg maar virtuele bureaus, maken waar kenniswerkers hun documenten delen, een discussieforum of een blog opzetten... Teams hoeven dan niet meer een website op te zetten, waarbij ze zelf web technieken moeten opzetten. M.a.w. er is weinig kennis nodig om te starten.
• Er is een vrij vergaande integratie met MS Outlook, en MS Office, de omgeving waar de meesten al in werken. Ook dit draagt bij tot de beperkte leerinspanningen.
• Je hoeft voor het deel teamworkspaces (WSS) niet apart te betalen, want het komt al mee met Windows Server.

Het is dus geen wonder dat deze strategie van lage financiële en leerdrempels ervoor zorgt dat veel bedrijven Sharepoint invoeren, en zeker als ze al Microsoft georiënteerd zijn. Sommigen gebruiken al Sharepoint als technologie voor hun volledige Intranet.

Je kan ook Sharepoint sites huren via het Internet (bvb. bij Hostbasket of bij Belgacom). Dit maakt het heel makkelijk om teams van verschillende organisaties te laten samen werken. Een dergelijke site kan in minder dan een paar uur operationeel zijn. Ikzelf gebruik het ook voor mijn projecten bij klanten die (nog) niet zelf dergelijke mogelijkheden hebben. Ik begin te zien dat teams van verschillende organisaties die intern Sharepoint gebruiken, vlug besluiten om een gedeelde Sharepoint op te zetten. Ze hoeven dan hun vertrouwde omgeving niet te verlaten voor samenwerking over de organisatiegrenzen heen.

Microsoft is er in het verleden in geslaagd om met MS Office en Windows de facto industriestandaarden te maken. Het zou wel eens kunnen dat Sharepoint dat ook wordt voor collaboration.

Het vlot opzetten van een Workspace in Sharepoint is tezelfdertijd ook de zwakte: als je niet oplet krijg je binnen de kortste keren binnen je organisatie een wildgroei, waarbij gebruikers hun weg niet meer vinden, en waarbij het heel moeilijk wordt om een performante enterprise search op te zetten. Een goede zgn. governance is dus essentieel.

Voor wie in een Sharepointverhaal stapt geef ik hieronder nog enkele linken naar nuttige blogberichten:

• In hoeveel virtuele bureaus werk je?
• De kenniswinkel: Kennis is een service, geen ding!
• Intranet, sociale software en de maturiteit van kennis.
• De Kennisstad: enterprise 2.0 governance