Photo by Dan Edge on Unsplash
Bij het opzetten van ICT-systemen ter ondersteuning van kennismanagement, zoals Microsoft 365 komt steevast de volgende vraag: moet iedereen aan alles kunnen? M.a.w. staan de schrijf- of leesrechten aan op ale folders, documentbibliotheken, lijsten... ? Voor je het weet zit je in een discussie over bedrijfscultuur: open of gesloten. Ik moet er geen tekeningetje bij maken dat dit tot spanningen kan leiden.
Nochtans zijn er enkele goede praktijken die die discussie kunnen ontmijnen.
Laat mij dit illustreren met een verhaal. Een juridische dienst wil slechts een beperkt aantal documenten consulteerbaar maken voor de andere diensten. Immers, een niet juridisch geschoolde persoon zou sommige documenten verkeerd kunnen interpreteren, en er dus verkeerde conclusies uit trekken. De juristen stelden daar een goede praktijk tegenover: contacteer ons als je een vraag hebt, en als je probleem kan opgelost worden met een van onze documenten, dan gaan we je dat document graag geven. Maar we willen daarvoor wel graag eerst met jou je vraag onderzoeken en goed interpreteren. Kennis als een service dus. Zelf een document opzoeken (met de zoekmotor) en interpreteren is dan een self-service, maar dat kan gevaarlijk zijn.
Stel nu dat die documenten intern aan de dienst toch allemaal zouden vrij consulteerbaar zijn, dan krijg je natuurlijk een veel langere lijst met zoekresultaten. En dan duurt het vaak langer om het passende document er uit te halen. Meer nog, je gaat misschien het passende document niet eens vinden!
En stel dat ook de onafgewerkte documenten ook vindbaar zouden zijn door mensen buiten de dienst, hoe gaan ze weten welke documenten af en betrouwbaar zijn?
Goed kennismanagement betekent dus het (onder)scheiden van:
- documenten die begrijpbaar zijn door een buitenstaander, en documenten voor experts;
- afgewerkte documenten en onafgewerkte.
En uiteraard heeft niemand er een probleem mee dat confidentiële documenten afgeschermd worden.
Laatste reacties