In hoeveel virtuele bureaus werk je?

Mensen die samenwerken in de fysieke nabijheid van elkaar in een bureau hebben veel kans dat de kennis van nature uit vloeit en groeit. (Ten minste als ze elkaar vertrouwen en kennis belangrijk vinden. Maar over die cultuurelementen zal ik het later hebben.)
Als mensen naast elkaar zitten, dan is het heel makkelijk om iets te vragen. En vaak weet men wat er in de kasten van elkeen zit. En zoniet vraag je het aan je collega die het wel voor je uithaalt. Aan de koffiemachine worden interessante verhalen uitgewisseld. En als een junior met een probleem zit is er een senior in de buurt die on the job begeleidt en opleidt…

Alleen, hoe vaak zitten we nog in een dergelijke (idyllische) omgeving? Wie zijn eigenlijk onze collega’s? We hebben collega’s waarmee we samenwerken in projecten en werkgroepen. We werken ook samen met mensen uit verschillende afdelingen: technische mensen helpen bvb. salespersonen. We werken samen met mensen van de klant. En we vormen netwerken en Communities met mensen die onze métier delen… En we zitten in een hiërarchische afdeling. In de realiteit werken we dus in verschillende groepen.

We kunnen niet met elke groep tezelfdertijd in hetzelfde fysieke bureau zitten met de meer spontane kennisuitwisseling. Maar we kunnen gelukkig met elke groep een virtuele bureau delen. Tools als Windows Sharepoint Services van Microsoft, of Quickplace van Lotus-IBM laten toe om in een kwartier een bureau op te zetten met wie ook waar ter wereld:

• Je vind er documentenfolders om documenten te delen, met nuttige functionaliteit als versiebeheer;
• Je kan eenvoudige formuliertoepassingen maken zoals een Wie is Wie;
• Rond verschillende topics kan je discussiefora maken;
• Je deelt lijsten met interessante links;
• ...

Als je op deze figuur klikt zie je een reëel voorbeeld van een virtueel bureau van een Community of Practice rond Kennismanagement
(gemaakt in Sharepoint).
Een van de interessantste functies is dat je via e-mail je op de hoogte kan laten houden van de wijzigingen en toevoegingen. Dat betekent dat je elkaar bijna geen e-mails moet sturen. En dat niet iedereen zijn eigen klassement moet maken!

Zelf ben ik van oordeel dat elke groep zijn virtuele bureau moet hebben. Dat is de verantwoordelijkheid van de manager van elke groep. En goed beschouwd zijn er nogal wat verschillende soorten managers:

• Projectmanagers zijn verantwoordelijk voor de kennis in een project;
• Productmanagers voor de kennis van het product;
• Accountmanagers voor de kennis van de klant;
• Procesmanagers voor de kennis van processen;
• Servicemanagers voor de kennis van specifieke dienstverlening:
• CoP coördinatoren voor de kennis van specifieke vakgebieden;
• En de lijnmanager is verantwoordelijk voor zijn afdeling

De maturiteit van een bedrijf inzake kennis en samenwerking (“collaboration”) kan je dus afmeten aan het bestaan van de virtuele bureaus. Op het Intranet vind je er niet alleen een plattegrond van de fysieke bureaus, maar ook en vooral van de virtuele bureaus. En een individuele medewerker heeft zijn persoonlijke virtuele bureau met directe toegang tot de virtuele bureau van alle groepen waar hij lid van is.