On line Meetings: de toekomst voor iedereen?

Het is al aangehaald, de meeste mensen vragen het liefst iets aan een vertrouwde collega in de buurt. Maar er is hoe langer hoe meer samenwerking tussen mensen die niet in de buurt van elkaar zitten. Denken we maar aan projecten of Communities of Practice met leden die in verschillende departementen zitten.

Om op afstand samen te werken kennen we al de telefoon met teleconferenties. Via de Gsm zijn we al niet meer gebonden aan een vaste werkplaats. Via e-mail kunnen we communiceren en samenwerken wanneer niet een onmiddellijke reactie is vereist.
Maar vaak willen we interactief contact, zeg maar vergaderen op afstand. Dit is het domain van On Line Meetings, een toepassing die volgens mij binnen een paar jaar even gewoon wordt als e-mail vandaag.

Laten we beginnen met de mogelijkheden die we eenvoudig kunnen experimenteren met software die hoogst waarschijnlijk al op uw PC staat: Windows Messenger of MSN Messenger .

• Chatten of Instant Messaging. Velen onder ons kennen dit als “telefoneren al typend” zoals onze jeugd dat doet. Zij doen dat voor een groot gedeelte omdat het goedkoper is dan te telefoneren. Maar is dat een argument voor de professionele gebruiker? Waarom zouden we dit gebruiken als men ook kan telefoneren? Stel dat we een adres van iemand willen. Als je telefoneert moet je het opschrijven, en is er een kans dat je het verkeert noteert enz… Als je e-mailt heb je het nadeel dat je niet weet wanneer je correspondent het bericht leest en antwoordt. Via chatten kom je direct in contact met je correspondent. Hij kan het adres bvb. kopiëren, of via een bestand opsturen. Chatten is dus goed als dingen moeten onthouden of opgestuurd worden. Dat is nuttig als je er een verslag wil van maken en aan iemand anders bezorgen. Nog handiger wordt het als we tezelfdertijd telefoneren en chatten. Het exploratieve deel van het gesprek voeren we mondeling langs de telefoon, en wat minstens een van de twee wil onthouden wordt (ook) ingetypt.
  Dit voorbeeld maakt al duidelijk dat de uitdaging niet alleen zit in het gebruik van een nieuw werktuig, maar vooral in het goed combineren van de verschillende werktuigen. Dit was ook al zo met het kiezen tussen telefoneren met de mobiele telefoon en SMS’en. De komende jaren zal onze werkbak met communicatietuigen alleen maar toenemen.
• On Line Status of Presence awareness laat toe om te zien wie er aan zijn computer of telefoon bereikbaar is, bvb. om te chatten of te telefoneren. Een toepassing: stel dat u een vraag hebt, en meerdere mensen kunnen die beantwoorden. Dan kan u zien wie er bereikbaar is, en die persoon contacteren.
• Als u iets uitlegt maakt u misschien graag een tekeningetje op een blaadje of een papier? Een whiteboard is zoals de naam het zegt een bord in een venster dat alle deelnemers simultaan zien op hun scherm. Elk kan er iets op schrijven, tekenen… En natuurlijk heeft elke deelnemer op het einde de elektronische notities voor verdere verwerking of als geheugensteun.
• Stel dat u samen aan een tekst werkt of aan een presentatie. Dan kan u samen werken aan de documenten door de toepassing te delen. Elk ziet de toepassing op zijn scherm. Elk kan op zijn beurt de controle nemen over muis en toetsenbord. Elk ziet onmiddellijk de aanpassingen aan het eindproduct.
• Een webcam kan ook gebruikt worden bij On Line Meetings. Het zien van het gezicht van iemand heeft weinig toegevoegde waarde in een puur technische communicatie, zoals het melden van technische problemen. Maar als de communicatie ook een emotionele factor heeft, dan leren we ook uit de niet verbale communicatie via de gezichtsexpressie. Maar de webcam heeft wellicht nog meest nut om situaties ter plaatse te tonen of om dingen voor te tonen.
  Een fabrikant van textielmachines werkt wereldwijd. Als er een moeilijk technisch probleem is, dan hebben de lokale technici ingenieurs van hier nodig. Door de webcam kunnen ze evenwel de concrete technische problemen tonen, zowel door foto’s door te sturen, als door in live video de situatie te tonen, uit verschillende hoeken… Dit laat zowel toe om sneller te helpen bij een probleem, als om dure verplaatsingen van ingenieurs te besparen.
• Wie is Wie? Medewerkers beschrijven in een document, of een interne webpagina wat zijn specifieke interesses, competenties en werkdomeinen zijn, en vaak ook enkele persoonlijke gegevens zoals familiale situatie, favoriete boek, film, reisbestemming… Dit is zeer handig wanneer je een vergadering hebt met iemand die je niet kent. Het is vooral zeer populair bij nieuwe medewerkers of tijdelijke medewerkers zoals consultants. Een “Wie is Wie” applicatie is vaak een van de eerste kennismanagement toepassingen in een organisatie.

Al deze toepassingen samen laten toe om snel te vergaderen en samen te werken op afstand. Wil dit zeggen dat zakenreizen zullen wegvallen? Hoogstwaarschijnlijk niet. Collaboratie op afstand werkt des te beter naarmate mensen elkaar meer vertrouwen, en vertrouwen wordt bvb.  opgebouwd in “face to face” contact (f2f in het jargon).
Soms werkt het ook omgekeerd. Als men door iemand regelmatig geholpen wordt aan de telefoon, dan ontstaat er ook vertrouwen, en wil men graag die persoon eens ontmoeten “in het echt”.
Voor Communities of Practice tussen mensen uit verschillende landen die elkaar niet kennen gebeurt teambuilding wel degelijk in fysieke bijeenkomsten. Precies door elkaar ook persoonlijk te kennen daalt de psychologische drempel om elkaar te contacteren voor vragen en kennisuitwisseling. Het is op zich niet anders dan met telefonische meetings.

Marnix Catteeuw, Kennismanager Technical Operations bij InBev, getuigde onlangs op een seminarie bij IT Works over hun positieve ervaringen . Hieronder zie je een typisch scherm b ij InBev. (Klik er op voor een groter formaat).

De tool is laag drempelig, en is zeer populair, zeker bij de mensen die zo verre dienstreizen kunnen uitsparen voor technische vorming of vergaderingen. Een typische reactie is "Hoe deden we het toen we alleen maar e-mail hadden?"

InBev gebruikt Livelink Meetingzone van OpenText. Alternatieve tools zijn bvb. Livemeeting van Microsoft en Sametime van Lotus-IBM.

On Line Meetings vormen een goede aanvulling op de virtuele bureau voor elk team om kennis en informatie te delen.

Comments

[Geplaatst door: Marnix Catteeuw]

Online meetings is een zeer populaire tool om iets uit te leggen of iets te laten zien. Nogal een eenrichtingsverkeer dus, typisch zijn trainingen over hoe je een bepaalde applicatie moet gebruiken. In plaats van de wereld rond te reizen, geeft er nu iemand vanuit zijn bureau wekelijks een trainingssessie, wie wil kan meevolgen. De kostprijs is zogoed als niks.